Хороший рассказ должен быть краток, плохой - еще короче.
- Эмиль Кроткий.

Четко и кратко обрисовываем создавшуюся ситуацию, не пропитывая своё изложение проблемы негативными эмоциями.
Администрация встает на сторону тех, кто сообщает о проблеме бесстрастно, приводит аргументы, кои доказывают его правоту.
Таких все любят.